Estratégias para delegar tarefas com eficiência - ApoioEmpresário
Gestão de Pessoas

Estratégias para delegar tarefas com eficiência

As tarefas fazem parte da rotina das organizações e é importante que elas sejam organizadas de modo que suas execuções sejam realizadas com qualidade e eficiência. Para isso, é imprescindível que o líder tenha objetividade, clareza e bom senso para delegar tarefas aos seus colaboradores para que os mesmos realizem com primor e máximo de eficiência.

Mas, nem todas as organizações conseguem realizar essas ações com facilidade ou desconhecem as estratégias eficazes para se atingir tal propósito. É por isso que resolvi escrever esse artigo, para te mostrar quais são as melhores estratégias para se adotar em uma organização e delegar as tarefas com eficiência aos seus colabores. Confira a seguir!

Seja objetivo, claro e coerente em suas propostas

O trabalho começa por você e, dessa forma, é importante que seja a pessoa que mais conheça os detalhes de todas as tarefas. Antes de pensar em transmiti-las aos seus colaboradores, estude, analise e organize cada uma de forma bem estruturada para que cada um compreenda os objetivos e metas a serem alcançados.

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Quanto melhor for a comunicação menor serão as chances de más execuções ou falhas devido à incompreensão gerada pela mensagem enviada. Procure ser bem objetivo, claro, direto e coerente para facilitar o entendimento e sempre mencione que a qualquer dúvida ou necessidade todos poderão entrar em contato contigo.

Entenda o perfil de cada colaborador

Cada pessoa (colaborador e profissional) possui características e traços de personalidades únicos. Quanto mais você conhece as habilidades, dificuldades e competências de cada membro da sua equipe maiores serão as possibilidades de acerto na execução das tarefas.

Para ter ideia, existem quatro perfis básicos de colaboradores, a saber: Analíticos, Empreendedores, Expressivos e Integradores. Os primeiros são aqueles que se baseiam na observação lógica; já os Empreendedores são aqueles que buscam formas dinâmicas de execução, além de realizar testes e encarar os desafios.

Os Expressivos são aqueles que gostam de trabalhar com as diversas formas de expressão, inclusive a comunicação verbal e, por fim, os Integradores que são aqueles que prezam e cultivam os relacionamentos. Com este conhecimento fica mais fácil direcionar as tarefas de acordo com cada perfil para extrair os melhores resultados.

Não sobrecarregue seus colaboradores

Cada tarefa como cada pessoa tem um ritmo. Delegue um número razoável de tarefas para cada colaborador de acordo com sua facilidade de responder satisfatoriamente por cada uma. Procure sempre perguntar a eles se as atribuições estão confortáveis e se conseguem realiza-las dentro do prazo estipulado.

Com a delegação correta de tarefas e funções ninguém se sentirá prejudicado e se comprometerá satisfatoriamente podendo entregar com antecedência – isso se não se sentir bem disposto a solicitar novas demandas (o que será simplesmente maravilhoso!).

Acompanhe o processo de execução

Se você já realizou todos os passos anteriores e delegou as tarefas aos membros de sua equipe, saiba que seu trabalho não parou por aqui uma vez que, o mesmo continuará como uma espécie de apoio e supervisão.

Como imprevistos podem acontecer a cada momento ou situação é mais seguro e recomendável estipular um prazo anterior àquele que foi acordado com o colaborador para a entrega do trabalho.

Se, por exemplo, você combinou que determinada tarefa a ser executada pelo Josias deverá ser entregue no dia 20, combine com ele que lhe apresente, ao menos, como resultado parcial, o material necessário até o dia 10 para que possa avaliar e fazer possíveis acertos ou alterações dentro de um bom prazo.

Seja sempre acessível

Uma equipe se sente mais segura e confiável quando tem um líder próximo e acessível que ofereça o suporte necessário para que as tarefas sejam realizadas corretamente. Procure dialogar sempre com seus colaboradores e lhes pergunte frequentemente como está o andamento do trabalho e se precisam do seu auxílio.

Esta estratégia, além de gerar mais confiança também auxilia a aliviar a pressão e a ansiedade, pois o colaborador passará a te enxergar e considerar com um grande amigo.

Permita a expressão de opiniões

Esta estratégia é excelente para se trabalhar a autonomia e a criatividade, pois você concede o direito ao colaborador de se expressar, ser ouvido e receber a sua atenção. Por mais que o seu desejo seja o resultado final não se pode desconsiderar a existência de um trajeto que é determinante para a finalização de uma tarefa.

Responda com outra pergunta

É muito comum, em qualquer parte do processo, o líder ser indagado sobre uma tarefa da seguinte forma “Mas… Como eu faço isso?”. Em situações semelhantes a esta a estratégia mais eficaz é a que se pode chamar de “transferência de responsabilidade”, ou seja, indague do seu colaborador interlocutor como ele pensa que deveria fazer.

Em outras palavras, você provoca e desafia o membro de sua equipe a encontrar uma boa solução para o problema em questão, ou seja, o motiva a ser mais criativo, inovador e ousado!

Elogie em público e critique em particular

Muitas relações profissionais são fortalecidas ou enfraquecidas devido à questão levantada nesse tópico. Particularmente quando um líder sabe trabalhar com este ponto considero-o como alguém dotado de espírito de bom senso, pois o mesmo age corretamente em dois importantes momentos: um positivo e outro negativo.

Quem não conhece alguma história, cujo enredo foi desenvolvido ao contrário, ou seja, uma pessoa foi criticada perto a outros membros, enquanto os elogios raramente foram feitos? Situações como essa são simplesmente deploráveis uma vez que, a intenção do ofensor é a de se sobressair diante do rebaixamento do outro.

O líder, por excelência, é aquele que reconhece os esforços, capacidades e talentos de sua equipe e as valoriza. E as “falhas” são consideradas como importantes lições de aprendizado.

Últimas considerações

Como se pode observar ao longo deste artigo, não há nenhum segredo para o sucesso em uma organização por meio da aplicação de estratégias de delegação das tarefas. Como a liderança é uma espécie de combinação que envolve a sua personalidade, suas habilidades e talentos é importante observar a aplicação correta dessas estratégias tendo em vista a personalidade (perfil) de cada membro da sua equipe.

Mostre a cada um deles o quanto são importantes para a organização em que atuam e os incentive a serem melhores a cada dia. O sucesso só depende de você… Com a colaboração de sua equipe!

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Vinícius Gregório

Vinícius Gregório

Redator nas horas vagas, empreendedor na área de consultoria de negócios e sistemas de gestão empresarial, acredita que toda empresa pode ser aprimorada através da inovação e melhoria contínua dos processos.